Praktycznie o flocie

Nie boimy się kryzysu – to jeden z wniosków, które można wysunąć po konferencji dotyczącej „Praktycznych rozwiązań w zarządzaniu flotą”, zorganizowanej przez FlotęAutoBiznes. W hotelu Airport Novotel pojawiło się ponad 300 osób – fleet managerów, przedstawicieli firm CFM, szefów sprzedaży zbiorowej koncernów.

Zdaniem wielu fleet managerów, firmy nie szczędzą środków finansowych na wymianę floty. – Ewentualne cięcia mogą dotyczyć wydatków na inne narzędzia flotowe, ale też nie jest powiedziane, że to nastąpi – komentuje Andrzej Torchała ze Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych.

Błędy fleet managerów
Importerzy aut podchodzą z rozwagą do obecnej sytuacji gospodarczej, ale również ich zdaniem nie powinno dojść do znaczącego krachu na rynku flotowym. Z kolei przedstawiciele firm CFM i leasingowych liczą, że właśnie w obecnych czasach oferta finansowania zakupu pojazdów może być niezwykle atrakcyjna.

Jak zwykle podczas konferencji FlotyAutoBiznes, nie brakowało ciekawych i nieco kontrowersyjnych tematów. Już na sam początek konferencji Michał Soćko ze Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych mówił o błędach fleet managerów. Można je podzielić na dwie części: związane z identyfikacją podstawowej roli samochodu w firmie oraz możliwościami finansowymi przedsiębiorstwa.

Przy wyborze samochodu należy się między innymi zastanowić nad jego rolą w przedsiębiorstwie – czy ma pełnić funkcje reprezentacyjną, czy służyć do celów stricte operacyjnych. Ważna jest wielkość samochodu. Czasem zakup mniejszego modelu to złudna oszczędność, ale niekiedy wybierane są zbyt duże modele dla wypełniania określonych zadań. Kolejny dylemat dotyczy kwestii: auto osobowe a dostawcze, czyli na ile można ulec presji ze strony pracownika, któremu niemal zawsze będzie zależało na jak największym komforcie. Należy też się zastanowić nad potencjalnymi odcinkami pokonywanymi przez dany pojazd (więcej tras miejskich, czy pozamiejskich), by dobrać odpowiedni silnik.

Koszt braku auta
Z kolei analizując koszty, najpierw warto pomyśleć ile kosztuje brak samochodu. Istotną rolę odgrywa forma finansowania, a także skala inwestycji, bo przecież plany musi zaakceptować zarząd firmy. Błędy wynikają również jeśli ktoś nie uwzględni planu serwisowego, a także nie przeanalizuje ryzyka przy zawieraniu umów z ubezpieczalniami. Niekiedy złe posunięcia wynikają z niewłaściwej analizy rynku. Fleet managerowie zapominają, że ma on tendencje do częstych zmian i to co było wczoraj nie musi być aktualne jutro, a nawet dzisiaj. Nie należy ograniczać sobie pola wyboru i odpowiednio rozłożyć akcenty – co dla naszej firmy jest najważniejsze.

Tomasz Rudyk z SKFS opowiadał o planowaniu budżetu flotowego. – Należy jak najwcześniej wysłać maila do pracowników, by określili swoje plany wydatków „okołoflotowych”. Planowanie trzeba zacząć od analizy wykonania założeń przyjętych w roku poprzednim, wyliczeń procentowych przyrostów/spadków cen. Koniecznie trzeba uwzględnić prognozy na najbliższe 12 miesięcy i poszukać możliwości zwiększenia efektywności kosztowej – opowiadał T. Rudyk z SKFS.

Zdaniem prelegenta, budżet trzeba podzielić na 12 miesięcy i na centra kosztowe, a wydatki „inne” najlepiej dopisać do własnego „MPK-u”. Warto pamiętać, że oszczędności przy zakupie pojazdu zazwyczaj odbijają się na większych kosztach w jego utrzymaniu. Koszty należy zakładać „z górką”. I jeszcze postępowanie na samym końcu planowania budżetu: porównajmy go z rokiem poprzednim, a przed wysłaniem do kontrolingu dajmy sobie dzień bez pracy nad nim, sprawdźmy budżet jeszcze raz i dopiero wyślijmy go dalej.

Problem z remarketingiem
Członek SKFS-u na sam koniec swojej prelekcji zachęcił do prenumerowania prasy branżowej, w tym FlotyAutoBiznes, co oczywiście nie mogło umknąć naszej uwadze. Andrzej Torchała z kolei opowiadał o tworzeniu lub modyfikacji polityki flotowej. Więcej na ten temat będzie można przeczytać w jednym z najbliższych wydań FlotyAutoBiznes.

Konferencja cieszyła się dużym zainteresowaniem, o czym świadczy niemal pełna sala na ostatniej prelekcji – Leszka Pomorskiego z Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów. Do udziału w debacie na temat przyszłości rynku flotowego zaprosiliśmy właśnie prezesa PZWLP, Andrzeja Sugajskiego - dyrektora generalnego Związku Polskiego Leasingu, Bartosza Banaszaka głównego specjalistę ds. obsługi klientów zbiorowych w Skoda Auto Polska, a także Andrzeja Torchałę z SKFS.

Rozważano między innymi problemy związane z remarketingiem. Dotyczy on już nie tylko państw zachodnioeuropejskich, ale również Polski. Wbrew pozorom próba sprzedaży aut na wschód nie jest dobrym rozwiązaniem, gdyż Ukraina czy Białoruś wolą kupować pojazdy spoza kraju nad Wisłą. Dla firm CFM niebezpieczeństwo tkwi również w wartości rezydualnej. Jednak zdaniem Andrzeja Torchały, wiele przedsiębiorstw ma już od pewnego czasu zamknięte budżety, więc raczej nie trzeba obawiać się radykalnego spadku w wolumenie sprzedaży do flot. Zresztą prognozy sprzedaży nowych samochodów na rok 2009 zakładają wynik zbliżony, a nawet minimalnie lepszy niż w 2008 roku.

Po konferencji do redakcji dotarły bardzo miłe maile od uczestników spotkania, chwalących poziom merytoryczny jak i organizację konferencji. Ze swojej strony możemy obiecać, że w 2009 roku postaramy się, by było jeszcze lepiej. I już dziś zapraszamy na pierwszą imprezę, którą zaplanowano na przełomie lutego i marca.

Więcej niż nawigacja
Karol Lepieszo, koordynator produktu GPS-Buddy
- Garmin staje się profesjonalnym narzędziem pracy wykraczając poza nawigację. Nowoczesne systemy lokalizacji współpracują z nią, a dzięki takim rozwiązaniom jak GPS-Buddy i Garmin możliwa jest również komunikacja. Dyspozytor pisze z kierowcą wiadomości oraz wysyła zadania, czyli informacje z numerem zlecenia, treścią i celem podróży. System rejestruje komunikację, dostępną w raportach. Wykorzystanie zadań w codziennej pracy pozwala planować pracę zarówno pracownikom, jak również ich przełożonym, którzy w trakcie zaplanowanej pracy, jeśli istnieje taka potrzeba, wysyłają dodatkowe zadania. Intuicyjna obsługa ułatwia wdrożenie takich rozwiązań w firmie, a także uzyskiwanie raportów dziennych i okresowych. Dzięki dostępnej bezpłatnie dokumentacji API, istnieje możliwość uzyskania wszystkich danych z systemu do własnych celów, np. do aplikacji transportowej, księgowej i wielu innych. Daje to szansę poszerzenia funkcjonalności GPS-Buddy i pełne dostosowanie do potrzeb danej organizacji.

MotoTest
Tomasz Naskręt, dyrektor ds. sprzedaży Moto Floty
- MotoFlota weszła w nowy okres działalności stając się niezależną spółką, choć nadal korzystać będziemy z potencjału i pomocy firmy matki czyli Moto-Profilu. Podstawową działalnością MotoFloty będzie tak jak dotychczas zarządzanie serwisem flot samochodowych przy wykorzystaniu sieci 200 serwisów niezależnych i ASO.
Podpisanie umów o współpracy z PKN Orlen, EFG Leasing i Samset poskutkowało
wprowadzeniem całkowicie nowych usług takich jak obsługa serwisowa klientów kart flotowych Orlen jak również samych kart paliwowych Flota Orlen, leasing pojazdów, CFM, zarządzanie całymi flotami. Mamy także całkowicie nowy produkt o nazwie MotoTest. To urządzenie montowane w samochodzie monitorujące w systemie on-line podstawowe parametry samochodu takie jak: prędkość, obroty, temperatura silnika, ciśnienie oleju, poziom paliwa, etc. Nie musi być ono powiązane z GPS i lokalizacją pojazdu, choć taka funkcjonalność jest również możliwa. Urządzenie znajduje się jeszcze w fazie testów i homologacji. Planowane wprowadzenie go do sprzedaży to pierwszy kwartał 2009 roku.

36 miesięcy bezpieczeństwa
Leszek Pomorski, prezes Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów
- Średnia długość umów na wynajem długoterminowy w Polsce to 38-40 miesięcy. Nasz związek rekomenduje jako bezpieczny okres 36 miesięcy, z możliwością przedłużenia kontraktu. Jest on optymalny ze względów finansowych, gdyż miesięczne opłaty są stosunkowo niskie, a poza tym krzywa utraty wartości pojazdu kształtuje się dla klientów korzystnie. Moim zdaniem rozpoczęcie współpracy z firmą CFM w obecnym okresie to bezpieczne rozwiązanie, bo powoduje angażowanie mniejszych środków z własnego budżetu, przewidywalność opłat i większą możliwość skupienia się na własnym biznesie.

Super Superb
Bartosz Banaszak, główny specjalista ds. obsługi klientów zbiorowych w Skoda Auto Polska
- Uczestnicy konferencji mogli zapoznać się z najnowszą wersją Skody Superb. Model ten jest na rynku już od 2002 roku i liczmy, że jego kolejna odsłona przypadnie do gustu nabywcom. Głównymi klientami korporacyjnymi powinna być średnia i wyższa kadra menedżerska, członkowie zarządu, a nawet prezesi oraz administracja publiczna. Superby przez pół roku będą na przykład oficjalnymi pojazdami podczas obrad Unii Europejskiej. Tym bardziej że jakość w tym przypadku idzie z ceną, o czym mógł się przekonać każdy, kto kiedykolwiek wsiadł do tego modelu Skody. I to nie tylko na siedzenie kierowcy, bo dbamy również o jak największy komfort i bezpieczeństwo pasażerów. Najtańsza wersja naszego produktu – z silnikiem 1,4 TSI kosztuje już 76 300 złotych brutto, lecz oczywiście potencjalni nabywcy mają do wyboru szeroką gamę jednostek benzynowych i wysokoprężnych, tym także z napędem 4x4, jak i bogate wyposażenie. Ponieważ koncern dba o środowisko naturalne, dostępna jest również specjalna wersja greenline, mająca parametry, dzięki którym zmniejszona zostaje emisja spalin oraz spalanie.

Flotowe budżetowanie
Andrzej Zwierzchowski, prezes PasComu
- Konferencje branżowe, takie jak organizowane przez FlotęAutoBiznes są dobrym miejscem do spotkania w gronie fachowców, wymiany doświadczeń, obserwacji trendów, a także zaprezentowania nowości. Specjaliści zarządzający flotami pojazdów wykorzystujący produkty PasCom Flota II i zawarte w nich narzędzia analityczne, niejednokrotnie są zaskoczeni możliwościami, stabilnością i tempem rozwoju naszych aplikacji. To daje nam oczywiście ogromną satysfakcję ale zgodnie z zasadą "kto nie idzie do przodu ten się cofa" opracowujemy kolejne funkcjonalności. Na minioną konferencję przygotowaliśmy między innymi premierę nowego modułu, służącego do przygotowania budżetu flotowego na kolejny rok. „Budżetowanie” stanowi bardzo silne i nowoczesne narzędzie do przygotowania budżetów flotowych i sprawdził się już przy prognozowaniu wydatków w jednej z bardzo dużych firm posiadających flotę kilkuset pojazdów. Szereg definiowalnych współczynników, dynamiczne pobieranie danych historycznych, typowanie pojazdów do wymiany i inne mechanizmy radykalnie skracają czas zakończenia tego tak ważnego procesu jakim jest przewidywanie wydatków na kolejny okres.

Partner On-line
Marek Zaporski, dyrektor ds. operacyjnych Partner Opony Polska
- Specjalizujemy się między innymi w obsłudze flot samochodowych. Wsparciem, jakie otrzymują osoby zarządzające flotami, jest między innymi dostęp do autorskiego programu „Partner Flota System On-line”, który jest szybkim i profesjonalnym źródłem informacji o zakupionych usługach czy towarach. Program umożliwia fleet managerowi np. na zdalne zarządzanie depozytami opon, ciągły monitoring wykonywanych operacji z podglądem historii obsługi aut, dostęp do szczegółowych informacji o obsłudze samochodów, generowanie szczegółowych raportów tj. raport kosztów obsługi czy np. raport depozytów. Poza dostępem do aplikacji, wsparciem ze strony serwisów z poziomu Centrali POP do dyspozycji nabywcy flotowego zostało uruchomione Profesjonalne Biuro Obsługi Klienta. Ponadto w Biurze Obsługi Klienta POP przy rozpoczęciu współpracy każdemu klientowi flotowemu zostaje przydzielony opiekun. Partner Opony Polska to największa detaliczna sieć zrzeszająca profesjonalne serwisy oponiarskie.

System zwiększa sprzedaż
Krzysztof Głogowski, dyrektor handlowy w Data System
- Systemy monitoringu GPS są w stanie przekazać wiele cennych informacji na temat pracy naszych pracowników i eksploatacji pojazdów. Jedna z największych bolączek fleet managerów to brak czasu na analizę danych. Przy flotach kilkudziesięciu czy kilkuset pojazdów nie można działać bez odpowiednich narzędzi. Firma Data System stworzyła system raportów dla całej floty aut – DS Reports. Dzięki syntetycznym raportom przygotowywanym automatycznie, jesteśmy w stanie natychmiast wychwytywać wszystkie nieprawidłowości. Kontrola jest nieuchronna ponieważ zajmujemy się tylko wybranymi przypadkami. Oszczędza to cenny czas osób rozliczających flotę. Poza tym dane z monitoringu mogą zasilać wszystkie komórki firmy np. kadry, księgowość, administrację, a aplikacja mapowa jest niezbędna tylko w dziale flotowym. Syntetyczna analiza wykorzystania pojazdów przynosi oszczędności w obrębie całego przedsiębiorstwa. Raporty analizują pracę pod kątem różnych parametrów, między innymi umożliwiają szybki rozliczenie wykorzystania samochodów służbowych do celów prywatnych. System ułatwia także nadzór nad odwiedzinami klientów przez handlowców i rzeczywistą analizę odbytych spotkań. Wdrożenie monitoringu DS Locate wraz z systemem DS Reports nie tylko ogranicza koszty użytkowania samochodów, ale także zwiększa sprzedaż wykonywaną przez piony handlowe.

Bez umowy i abonamentu
Jerzy Białousz, prezes firmy Inventia
- Inventia i Vingo przedstawiły nowatorski system lokalizacji i zarządzania flotą o nazwie Xway, umożliwiający zdalną lokalizację pojazdów bez umowy, opłat abonamentowych, ukrytych kosztów, z własnym oprogramowaniem mapowym użytkownika. Nasz produkt jest dostarczany w formie prekonfigurowanego pakietu zawierającego wszystko, co niezbędne do instalacji i użytkowania w okresie pierwszych trzech lat. Pozwala na samodzielne tworzenie i zarządzanie kontem użytkownika, do którego może być przypisanych wiele pojazdów. Własna aplikacja wizualizacyjno-analityczna umożliwia graficzną interpretację otrzymywanych danych na tle map, a także w postaci raportów tabelarycznych. Wszystkie koszty posiadania pakietu systemu Xway w okresie pierwszych trzech lat, wliczając w to opłatę za transmisję GPRS i niedługo również Aktywną Ochronę Pojazdu, zawarte są w cenie zakupu, a koszty eksploatacji w następnych okresach stanowią jedynie ułamek pierwotnej ceny, czyniąc to rozwiązanie najtańszym na rynku.